Les factures impayées fragilisent la trésorerie des TPE et PME, qui n’ont pas besoin de voir une procédure judiciaire ajouter des frais et augmenter par la même occasion leurs pertes financières.
Il est donc important de comprendre les différentes étapes du recouvrement amiable et surtout de les appliquer selon un ordre précis et en y mettant la bonne forme.
Le timing, la forme, le ton employé, sont autant d’éléments qui permettront de maximiser les chances de débloquer la situation et de récupérer plus vite les sommes d’argent dues par des clients retardataires.
Dans cet article, je vais vous présenter toutes les étapes clés une à une, pour un recouvrement amiable réussi.
Première étape : la relance informelle
Le recouvrement amiable se présente sous forme de paliers, où le ton amical laisse petit à petit place à la fermeté.
Cette étape est le premier palier et sans aucun doute la plus naturelle. Elle s’inscrit dans une logique de dialogue et consiste à établir le premier contact à la suite du constat d’une absence de paiement.
Mail, courrier ou simple coup de téléphone : la relance informelle n'a besoin d'aucun cadre. Elle doit se faire le plus naturellement possible et permet principalement de s’assurer que la facture a été réceptionnée et qu’il ne s’agit pas d’un simple oubli.
Deuxième étape : la relance amiable
Lors de ce deuxième palier, un formalisme devient nécessaire et l’écrit fortement recommandé sinon indispensable.
Son objectif est simple : rappeler au client, par écrit, l’existence de sa dette sans détériorer la relation commerciale. À ce stade, le doute est permis et même recommandé sur ses intentions vis-à-vis du non-paiement de la facture.
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Troisième étape : la relance ferme
Ici, c’est une dernière chance qui est donnée au client de se manifester pour régler la facture ou de trouver un arrangement amiable, notamment sous forme d’un échéancier.
Il convient d’adresser cette relance environ 10 à 15 jours après la relance amiable et la différence notable avec celle-ci sera la mention de la prochaine étape : la mise en demeure, ceci afin de tenter de créer un électrochoc chez votre client débiteur.
Il me semble pertinent, à titre personnel, d’insister à cette étape sur la possibilité d’un arrangement financier amiable en laissant la porte grande ouverte à l'établissement d'un échéancier de paiement.
C’est une erreur de penser qu’il est compliqué de suivre des échéanciers : une procédure judiciaire sera bien plus complexe et vous coutera même de l’argent ! De plus, un échéancier non respecté n’entrave pas vos procédures de recouvrement mais constitue en revanche une reconnaissance de l’existence de la dette qui peut avoir toute son importance dans le futur !
Pour vous simplifier la tâche, j’ai créé un modèle de relance ferme disponible ici, mais également un modèle d’échéancier prêt à compléter ainsi qu’un tableau de suivi pour le gérer facilement au quotidien.
Quatrième et dernière étape : la mise en demeure
La mise en demeure s’approche plus d’une passerelle que réellement d’un palier, en ce qu’elle est déjà entre les deux mondes amiables et judiciaires, puisqu’elle est reconnue juridiquement.
Certains éléments sont indispensables lors de cette étape : un envoi en recommandé ainsi que la mention d’un délai raisonnable pour le versement du règlement ou la mention de possibles actions judiciaires, par exemple.
C’est le document qui doit être le plus soigné car la justice, s’il y a un passage vers un recouvrement contentieux par la suite, va s’y intéresser pour valider le bien-fondé d’une demande d’action au tribunal ou d’une procédure en injonction de payer, par exemple.
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Pour résumer, le recouvrement amiable repose sur une progression logique partant d’une relance informelle jusqu’à un document qu’on peut qualifier de précontentieux plus que d’« amiable », la mise en demeure.
Bien utilisés, ce sont autant d’outils qui augmentent vos chances de récupérer vos créances sans passer par le tribunal.
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